اداره و منجمنت

بسم الله الرحمن الرحیم


مقدمه :

هویدا است که هر نظام یدون اداره و منجمنت و وظایف و فعا لعیت ها خود را یصورت صحی انجام داده نمی تواند و هم عدم ایحاد و تا سیس آن هدف سازمان را به گمراهی و ناکا می میکشاند از نیرو تنها یک ادازه و سازمان نام نهاد هم نمی تواند که وظایف اداری را بصورت احسن و کامل انجام دهد زیرا یدون یک پلان گزاری دقیق به استناد معلومات و ارقام موثق تشکیلات منظم و هماهنگ رهبری و کنترول صحیع که مربوط به فعالعیت های منجمنت میشود نمی توان ان اداره یا سازمان بدون در نظر داشت انجام پروگرام ها و فعالیعت ها متذکره فوق موفق دانست.
با گذشت زمان و بروز و شناخت مفاد و ارزش زیادترمنجمنت سازمان ها و ادارات را واداشت تا توجه بیشتری خود رادر ین رشته معطوف داشته تا از تمام مهارت های ان برای نیل به هدف های سازمانی استفاده نمایند .
امروز این رشته با نظر داشت اهمیت روز افزون ان در پهلوی مسئایل اداری مربوط منجمنت که ممد و اساس برای رسیدن به اهداف معینه میاشد در اکثر کشور های جهان تدریس میگردد.
هیت رهبری و استادان کورس ارتقا ظرفیت کارمندان وزارت امور سرحدات اقوام و قبا یل امید وار است از مواد تهیه شده ذیل استفاده اعظمی گردد.
قسمت اول

اداره ( (Administration

فصل اول

1- مفهوم و اهمیت اداره

در مسیر تاریخ مفهوم اداره به انواع مختلف تعریف و تفسیر گردیده در قدیم اداره را به اوامر وهدایت زور آمیز و احکام اکراهی و تادیبی و جزایی تعبیر و تفسیر مینمودند بهد ها مفهوم اداره را و سعتر تلفی نموده که محتوی اوامر تلفون کردن کنترول شناخت مسئولیت و تثبیت مسئولیت ها و تعین سیاست بود فکر میکردند.

مهنی لغوی اداره ( (Administration امور انصاف دایره اراسته اهدا مطابق به عملیه اجراییوی حاکمیت منجمنت امور ( عامه تجارت حکومت) صلاحیت تنظیم امور (اداری و مذهبی و عدلی ) بهتر ساختن مرتب ساختن و در حلقه در اوردن وغیره .
در اداره تعریف های متهدی از طرف علما و دانشمند اراوئه گردیده از حمله از بعضی ان میتوان چنین ذکر نموده.
-ادارات عارت از پروه هماهنگ شده با یک شکیل منظم برایاا نجام و وظایف مهین است.
-اداره عبارت از ترکیب مواد هماهنگ کردن کارکنان جهت انجام وظایف معین برای رسیدن به اهداف مشخص بوده که سهم در ترکیب ان بیشتر است.
-اداره عبارت از منجمنت است که از طریق تشکیلات لازم و مطلوب تحرک را در سازمان ایجاد نموده ورسیدن به اهداف را اسان میسازد .
-اداره عبارت از قوه است که با نظر داشت پالیسی کلی و یا یک شکیل منطم انجام بهتر وظایف مربوط ا میسر ساخته و ه رسیدن به اهداف مطلوب ممکن میساذد .
-اداره رسمی عبارت از اجتماع یک عده افرادست که تحت رهبری سلسه مراتب اداری به منظور تحقق بخشیدن هدف های معین به همکاری همدیگر بوجود آمده ووظایف و سلا حیت ها در آن مشخس میباشد
-اداره غیر رسمی عبارت از اجتماع افراد ویا گروه هایکه برای اهداف معین و مشخص بدون در نظر داشت سسله مراتب اداری کار نموده وعمدتاّ ارتباط شان ناشی از غریزه های و یا تمایلات طبیعی انسانها میباشد
ولی زمانیکه بشر داخل مرحله پیشرفت وترقی زیاد در امر اقتصادی و اجتماعی میگردد وعلوم دیگر هم اوج ارتقائ وتوشعه میگیرند مفهوم اداره هم وسیعتر گردیده به مفاهیم مختلف تعبیر وتفسیر گردیده است ازین جاست که که تنها اداره به امور اجتماعی وسیاسی ارتباط نگرفته بلکه به امور تجارتی ِ صنعتی و دیگرودیگر رشته ها یز ارتباط میگیرند و رشته های مختلف اداره بوجود آمد وبه بخش های مختلف مورد مطالعه وتدقیق وبژوهش های علمی قرار گرفته است
زمانیکه علم وتکنالوژی در جهان رونق وانکشاف بیشتر میگیرند علم اداره نیز مورد توجه دانشمندان وعلمای علم اداره قرار میگیرد ، و اهمیت اداره روز تا روز با اهمیت تر شده و مورد توجه اکثر علمای علم اداره قرار گرفته است ، و اهمیت علم و دانش اداره را هر کس با وسعت نظر خویش بیان داشته است و اکثر‏أ اهمیت ااره رادر جملات ذیل چنین ظهار داشته اند
اداره بثا به ماشینی است که دیگر پرزه جات چوکات و ملحقات مربوط را در راه رسیدن به اهداف معین ومطلوب به حرکت و فعالیت میاورند واظهار نظر کرده اند اگر ماشین خوب باشد فعالیت ها وحرکات دیگر ملحقات نیز خوب ورسیدن به هدف مطلوب را آ سان میسازد البته تغیر وتفسیر مفهوم اهمیت اداره وسعت دید و دانش هر دانشمند و وضع اجتماعی سیاسی و اجتماعی و علم و تکنالوژی از هم متفاوت بوده و در آن مفاهیم تعریف های مختلفی اراًیه داشته اند که در فصول مربوطه به تفصیل بحث خواهد گردید.
قبل از آن که مطالب دیگر پروگرام را مورد بحث قرار دهیم لازم است تا مفهوم و مشخصات اداره را که از طرف اکثر علماً و دانشمندان علم اداره مورد قبول قرار گرفته به سه نکته ذیل خلاصه نمود.
اول اینکه ، به اساس تجارب موً سسات و تخنیکات های امروزی گفته شده میتواند که اداره و منجمنت اساس و تهداب اسلی دیگر علوم و رشته های مختلف را تشکیل میدهد.
دوم اینکه، مهارت و تخنیک های اداره و منجمنت ، تشکیلات مختلقف و متعدد جامعه ، حکومت ، موسسات تجرتی ، موسسات اجتمای و اتحادیه های مختلف اختصاصی را بهتر قادر به اجرای وظایف ، پروگرامها و مسوولیت های آنان میسازد.
سوم اینکه ، تخنیکهای اداره سهم سهمی در انجام پروگرام ها اجراآت که لازمه و مطلوب یک سازمان می باشد بر اعهده خواهند داشت.





2- وظایف عمده اداره:

وظایف ادرای در هر سازمان نظربه نوع سازمان، کمیت وکیفیت حکومات، موسسات تجارتی وصنعتی وتصدی ها ازهم متفاوت میباشد و نمیتوان برای تمام سازمانها وظایف مشخص ومعینی همانند را وضع وتثبیت نمود.
زیرا از نظر مسوولیت ها و هدف های مختلف هرسازمان وظایف شان نیز ازهم متفاوت میباشد. درین جا ما به وظایف اجتماعی، اقتصادی وسیاسی سرو کار نداشته تنها وظایفی که از نظر اداری، اجرائیوی به آمرین موسسه مربوط میشود موردبحث قرار میدهیم.
باید متذکر شد که وظایف هر آمر یا فرمانده نیز نظر به بزرگی وکوچکی نوع وظایف مسوولیت ها و هدف های هر اداره فرق میکند ولی در تعیین وظایف آمر اکثر عاما از نظر لیوتر گیولیک (Luter Gulick) 1937 (امریکائی) که یکی از دانشمندان مشهور علوم اداری است طرفداری کرده ووظایف عمده آنرا به هشت حروف ذیل (POSDCORB) خلاصه نموده است:

1- طرح پلان (Planning) : شامل پیشبینی های اساسی و تعیین طرق اجرای آن به منظور تامین هدف ویا اهداف یک اداره میباشد برای این منظور لازم است که هدف های اداره معلوم ومشخص گردد و پالیسی و مسوولیت های هر فرد و شعبه معلوم و مشخص شود و طرح پلان باید طبق معلومات و احصائیه های موثق و جدید صورت گیرد و با تغییر شرایط انجام فعالیت هانیز خاصیت تعدیلی و انعطافی داشته باشد.

2- طرح و ساختن تشکیل (Organization) : در تشکیل حدود اختیارات تعیین شده و وظایف هر واحد اداری کوچک از هم تفکیک میگردد و بین وظایفیکه برای اهداف معین مشخص میشود باید ارتباط و هماهنگی موجود باشد ارتباطات بین افراد طوری عیار شود که باعث ایجاد شکایات و نارضایتی های آنها درآینده نگردد.

3- امور استخدامی و آموزش (Staffing) : شامل وظایف استخدام و امور آموزشی بوده و همچنان درین وظایف تامین شرایط کاربرای افراد سازمان نیز شامل میباشد که با پروگرامهای معین استخدامی و تعلیم وتربیت عملی میگردد.

4- فرماندهی (Directing) : که درینجا اخذ تصامیم خاص یا عام و طرز دادن هدایت و احکام جهت انجام بهتر وظایف در اداره میباشد، صورت میگیرد.

5- هماهنگ کردن (Coordinating) : درین کتگوری تمام فعالیت های که جهت تطبیق وظایف برای رسیدن به هدف های سازمان ضرور پنداشته مسشود تعیین و مشخص میگردد و ایجاد موازنه برای تطبیق و بر سر رساندن وظایف معین بر قرار میگردد طوریکه قبلاً هم گفتیم که اداره مانند ماشینی است که هر حصه آن وظایف خاصی را انجام میدهد، طوریکه حفظ تعادل و ارتباط منطقی بین اجزای مختلف ماشین ضرور است به همین ترتیب تطبیق و تعادل در وظایف واحدهای متعدد اداره برای تامین هدف مشترک لازمی میباشد.

6- ارتباطات (Reporting Communication) : جهت انجام بهتر وظایف محوله هر واحد باید در شناخت مشکلات ونارسائی ها در وظایف محوله خود اطلاع کامل داشته باشد تا به اثر این اطلاعات و راپور ها در رفع مشکلات و بهتر شدن انجام وظایف خود بپردازد.

7- ساختن بودجه (Budgeting) : درین کتگوری طرح و تنظیم بودجه و مسایل مالی یعنی عواید ومصارف برای انجام وظایف شامل میباشد.
باید متذکر شد که دانشمند مذکور مسایل کنترول و رهبری راکه اینها هم از عناصر مهم یک اداره میباشد در جمله وظایف اداره ذکر نکرده است چه وی عقیده داشت که اگر پلانگذاری و سیستم راپور دهی و تصنیف بودجه بصورت علمی صورت گیرد خودبخودمسایل کنترول و رهبری در آن تطبیق میگردد.
باید متذکر شد که بعضی دانشمندان علم اداره از جمله ادوین فیلپو(Edwin B Flippo) (1971) وظایف اداره را بدو کتگوری ذیل تفکیک نموده است:
اول – وظایف اداری :

1- پلانگذاری (Planning)
2- تشکیل سازی (Organizing)
3- رهبری (Directing)
4- کنترول (Controlling)

دوم – وظایف عملیاتی:

1- پرسونل یابی (Procurement)
2- توسعه وترویج (Development)
3- تامین وغرامت (Compensation)
4- همبستگی (Integration) یا (Cohesion)
5- نگهداری (Maintenance)

3- نگاهی به سیر تکاملی اداره و منجمینت :

جهت احتوا و مطالعه سیر تکاملی اداره ومنجمنت بهتر است که مطالعه موضوع را قبل از انقلاب صنعتی تفکیک نموده و آنرا مورد بحث قرار دهیم.
قبل از انقلاب صنعتی از سیستم های اداره که موضوع منجمنت تا هنوز مورد بحث نبود بسیار ساده ودر کوچکترین تا بزرگترین واحدهای اداری آن زمان که اکثر فعالیت های اجتماعی و اقتصادی توسط دست انجام میگرفت، استفاده میگردید و هر اجتماع و کشور های مختلف از شیوه های مختلف اداری کار میکرفت.
مصر قدیم از زمانه های قبل یعنی (1300 ق م) موضوع اداره را با اهمیت دانسته و از شیوه های ساده اداری در فعالیت های اقتصادی و اجتماعی خود کار میگرفت. همچنان چین قدیم خضوضاً در زمان کانفوچس (Contecius) متوجه سیستم اداری شده و به مطالعه وتحقیق موضوعات اداری وبه تربیه یک تعداد متخصصین رشته اداره تربیه شده و در راه بهتر شدن امور اداری شدند خصوصاً در شیوه کنترول فعالیت های اقتصادی و اجتماعی از روش های مختلف اداری کار میگرفتند.


با ید متذکر شد که جنگ های اول (1914) و (1918) و دوم جهانی (1939) و (1945) نیز به شیوه و سیستم های اداری جهانی خصوصاً بالای کشور های در گیرجنگ تاثیر انداخت و شیوه های اداری و زمامداران را متوجه تولید اشیا و اسباب مورد ضرورت جنگ ساخت و به تر بیه اشخاص اداری که ضرورت زیاد به آن احساس میگردید در پهلوی آموزش دیگر رشته های تسلیحاتی پرداختند قابل تذکر است که نظریا ت و مفکوره های دانشمندان و علمای اداری و نظر علمی شان در دوره های قبل از انقلاب و بعد از انقلاب صنعتی همیشه محسوس و موثر بوده است.
در ینجا از دانشمندان محدودی که بیشتر از همه در شته ها ی مختلف و هم در تکامل رشته ها و علوم اداری سهمی ارزند داشته با نظریا ت شان بطور مختصر ذکر مینما ئیم.
را برت اون (Robert Owen) یکی از دانشمندان مشهور انگلیسی (1858) که در حقیقت میتوان آنرا بنیان گذارسیستم جدید اداره خصوصاً در اداره امور صنعتی، نام گرفت نظریات آن در دوره حساس از تاریخ که سر انقلا ب صنعتی بوده اداری اهمیت خاصی بوده و نظر به ایجابات عصر و زمان سیستم های جدید را برای امور استخدامی، مزد و معاش، اهمیت کار، ارتباطات کار گران، اتحادیه های کار گران پیشنهاد و نظریات شان در آن زمان بعد از یک سلسله مشکلات مورد قبول زمامداران وقت قرار گرفت.
در سال 1890 نظریات و عملکرد های فرد ریک و نسلو تایلور Fredereick and Taylor که ممد انقلاب صنعتی بوده که مرحله جدید را برای انقلاب صنعتی به ارمغان آورد، و در راه تحق بخشیدن اهداف انقلاب صنعتی نظریات مفید ی را از طریق تعلیم رشته های اداره و سازمان های اجتماعی و تربیه بهتر نیروی انسانی خدمات ارزنده را انجام داده و جائب کارگرو کار فرما را تثبیت و سیستم های جدید اداره و منجمنت را پیشنهاد نموده است و عامل مهمی در ایجاد سیستم های اداره و منجمنت بهتر برای اکثر ممالک جهان گردید.
نظر به اهمیت موضوع اداره و منجمنت دانشمندان مشهور دیگر از قبیل لوتر گیولیک (Luter Gulic) ( 1937) بالای اهمیت اداره و منجمنت نظریات ارزنده ارائه نموده و در زمینه در نظر خود وظایف آمرین را در کار های شان بطور کلی معین و مشخص ساخته است.


نویسنده و عالم دیگر انگلیسی بنام چارلیس بیخ ( CharlesBabbage) (1832 ) کتابی را بنام صرفه جوئی صحابان صنایع برشته تحریر در آورد که نظر و کتاب وی منشا بزرگی توسعه علوم اداری گردید.
در سال (1882) عالم مشهور دیگر هانری تون (Henry Towne) فنو ن و روش های جدید اداره را در اداره امورد صنعتی پیشنهاد کرد و از آن استقبال بعمل آمده است.
در سال (1949) هانری فایول ( Henry Fayol) نظریات خویش را در تقسم کار ارائه داشته که نظر یات شان مورد استفاده عظیمی قرار گرفت.
ازینکه ارائه نظریات دانشمندان و علمای علم اداره باعث توسعه افکار نظریات و عملکرد های دیگر علوم گردید در پهلوی آن در توسعه و انکشاف علم اداره و منجمنت اهمیت روز ازون خود را نیز نمایان ساخته است و در سیستم اداره و منجمنت اهمیت نظریات و اندیشه های لازم و مطلوب را در عصر و زمان آن اراز داشته اند خصوصاً در هنگامیکه ماشین های کمپیوتر ی ایجاد(1960) و استفاده های زیاد متنوع از آن بعمل آمد و ظایف علم اداره و منجمنت را افزایش داد و در راه استفاده بهتر از روشن ها و تخینک های جدید علم اداره و منجمنت در را ه رسیدن به اهداف معین و مطلوب نظریات و عملکرد های خود را از طریق توسعه سیستم جدید تعلیم و تربیه علم اداره و منجمنت هماهنگ ساخته و به ایجاد تخینک ها و خدمات جدید ممد برای توسعه فعالیت های اجتماعی اقتصادی نیز گردید ند.

4. مشخصات یک اداره سالم:

اتلاق و تثبیت کامل جهت قالب بندی اداره سالم امریت مشکل، چه مفهوم اداره سالم نظر به ایجاب عصر و زمان، محیط، جامعه و حکومات، اوضاع اجتماعی، اقتصادی و اجتماعی و سویه علم و تخنیک و سایر عوامل از نظر اشخاص و زمامداران و مسوولین اداری کشوری های جهان از هم فرق دارد و نمیتوان مشخصات کامل و عام فهم را برای یک اداره سالم تعین نمود.
برای اینکه یک نظر کلی در رابطه به اداره سالم داشته باشیم بذکر مطالب آتی مختصرآ پرداخته میشود:

در اداره پیروزی و تعمیل تمام اصول، قوانین و مقررات موضوعه، همه جانبه و لازمی میبا شد.

با ید تشکیل نظر به ضروریات اصلی اداره سازگار و به اهداف و وظایف مربوطه سازمان هماهنگ بوده و از تورم تشکلیلاتی جلوگیری بعمل آمده باشد.

در انتصاب، انتخاب، تغیر، تبدل پاداش های کار گران از اصول مهم اداری که اصل تعادل، اصل تخصیص، اصل مفیدیت و مثمریت میبا شد و از روابط انسانی و سلسله مراتب اداری بخوبی و کامل مرا عات بعمل آمده باشد.


ادا ره از تقلب کاریها، ساخته کاریها، استفاده جوئی ها، واسطه های بیمورد، رشوه ستانی ها و بیرو کراسی ها عاری بوده و از اعمالیکه باعث تقلیل محصول و بازده کار و وظایف میشود و هم وصول بهدف های سازمان را مشکل میسازد جلوگیری بعمل آمده باشد.

زمینه مساعد را جهت تطبیق اصل تخصص یا بعباره ساده سپردن کار را به اهل آن فراهم ساخته باشد.


در اداره آمرین و مسئولین حس همکاری و تشریک مساعی را بین کارکنان اداره ایجاد و مسئولیت ها و ممنونیت ها برای هر شخص و شعبه و تمام سلسله مراتب اداری معین و مشخص شده باشد.

در اداره هماهنگی ، روابط حسنه، سیستم خوب کنترول و رهبری موجود بوده و از اصول و پرنسیپ های عمده منجمنت پیروی شده باشد.

موثریت و مفدیت اداره در تمام فعالیت ها و رشته های دیگر با ید هویدا گردد.

با فنون و تخینک های دست داشته با ید ممد و باعث توسعه دیگر و ظایف و فعالیت ها شده بتواند.

5- روابط سیا ست و اداره:
سیا ست و اداره هر کدام موضوعات و مطالبی و سیع و پیچیده را احتوا میدارد که به تدقیق و مطالعات مزید ضرورت دارد و تعین سر حد بین اداره و سیا ست امریست مشکل، که امروز دانشمندان و علمای علم سیا ست و اداره نتوانسته اند که مشخصات عام و کلی را برای این دو تعین و تثبیت نما یند.
ولی برای احتوا موضوع مد نظر که شناخت اداره و سیا ست و روابط بین اداره و سیا ست با شد مطالبی ذیل قابل مطالعه و تدقیق میبا شد.
سیا ست را هر کس به فکر خود تعریف مینما ید ولی بطور کلی میتوان گفت که سیا ست عبارد از دستور العمل های کلی است که حدود و اندازه فعالیت و تصامیم لازم را که طرف مجریان امور برای رسیدن به هدفت و اهداف سازمان گرفته میشود مشخص و تعین مینما ید یا بعباره دیگر سیا ست یک رهنما ی عمومی است که برای انجام وظایف جهت رسیدن به مقاصد و هدفت های سازمان اتخاذ میگردد، ممکن این سیا ست جنبه عمومی و سیع و یا جنبه، خاص و محدودی در یک سازمان داشته با شد. یعنی یک سیا ست ممکن است بصورت جامع و ضع شود وو وظایف زیاد را در بر گیرد با ممکن است مقصد و یا جهت معین و مسئله معین و مشخص در یک سازمان را احتوا نما ید مثلاً سیا ست خاص برای امور استخدامی که جنبه خاص دارد و یا سیا ست کلی که برای امور مالی کشور در نظر گرفته میشود.
طوریکه قبلاً گفتیم موضوعات علم اداره با سایر موضوعات علوم دیگر باالخاصه علوم سیا سی ارتباط نا گستنی دارد زمانیکه یک سیا ست اتخاذ میگردد در پهلوی آن مسایل اداری هم شامل میبا شد مثلاً اگر مقامات عالی یک اداره یک مقرره را در باره اینکه ، کسانیکه یکسال متواتر در یک اداره خدمت کرده باشند یک ماه رخصتی تفریحی حق دارند و ضع مینما ید این امر کلی و یک سیا ست است که از طرف اداره اتخاذ گردیده است ولی طریق اجرای این امتیاز به نوع در خواست، رخصتی مذکور محاسبه قبلی رخصتی های در خواست کننده ، نوع تادیات و حقوق و سایر امتیازات و مصئونیت های اجتما عی آن و غیره مسایل مربوط به دستور العمل ها ئیست که مربوط به مسایل اداری میشود تصویب پالیسی ها و قوانین مقررات اداری نظر به و سعت نظر پالیسی و اداره نوع پالیسی و اداره و اهداف و طرز تفکر و ساختار اجتما عی و اقتصادی هر جامعه از هم متفاوت است اکثر پالیسی های عمومی ووظایف کلی اداری طبق قوانین باالخاصه قانون اساسی تعین و تصویب میگردد. و سیاست و وظایف و اهداف مشخص و حدود مربوط به زمامداران و حکمفرما یان یک واحد اداری آن سازمان میبا شند و با ید بگوئیم که در بین سیا ست و اداره چه ارتباطی موجود است آیا سیا ست و اداره را میتوان از هم جدا نمود.
طوریکه گفتیم تفکیک بین اداره و سیا ست کاریست مشکل، و بعضی از دانشمندان کوشیده و میکوشند که اداره را از سیا ست جدا نما یند که این موضوع از زمانه های قدیم مطرح بحث علما، دانشمندان و زمامدارران قرار گرفته است خصوصاً در سال (1880) موضوع زیاد تر مورد مطالعه دانشمند و سیا ست مدار بزرگ امریکائی ( Woodro Wilson) قرار گرفت و لزوم تفکیک اداره را از سیا ست مجادله 50 ساله آن به حکومات و زمامداران وقت بوده بعقیده ویلسن، تنظیم طرح های وسیع دولتی جنبه سیا سی داشته ولی اجرای آن عمل اداری میبا شد و در آن زمان بعضی از سیا ستمداران که خود را مقتدر جلوه دهند وظیفه اداره را محدود به اجرای آن تصامیم میدانستند که از طرف سیا ستمداران تعیین میگردید درین باره جرو بحث های زیاد سویه های ملی و بین المللی شده تا اداره را از سیا ست جدا نما یند ولی فرق اداره و سیا ست برای همه آسان نیست.
امروز اکثر علمای معاصر علوم اداری را عقیده برین است که که تعیین فاصله مشخص و معین بین اداره و سیا ست مشکل است و میگویند هر تصمیم اداری، بدون در نظر داشت مقام تصمیم گیرنده بدو عنصر، یعنی عقاید و واقعات منحصر میشود بعین این دو عامل در اتخاذ هر تصمیم موثر میبا شد. یعنی معتقدات و ارزش های اجتما عی از یکطرف و نتا یج تحقیقات و تدقیقات از طرف دیگر در هر تصمیم موثر واقع میشود. ولی تاثیر این دو عامل در هر اخذ تصمیم مساوی نیست بدین صورت هر مسئله سیا سی به آن تصامیمی اطلاق میشود که جنبه عمومی داشته با شد که بیشتر به عنعنات و ارزش های اجتما عی که از طرف قانون گذاران و زما مداران برزگ تهیه میشود و آن کار هائیکه مربوط فعالیت های اداری، اطلاعات و گرازش های که جنبه اجرائی داشته میبا شد و توسط سازمان های اداری و کاری مندان اجرائی تهیه و اجرا میگردد، مربوط اداره میگردد.
ولی یکی از دانشمندان معاصر (Paul Appleby) (1947) تفکیک اداره را از سیا ست مشکل دانسته و اظهار نظر کرده که خود مفهوم اداره به معنی وسیع آن اجرای سیا ست است که در قانون تصریح گردیده و جدائی آن در هنگام اجرا و رسیدن به اهداف نا ممکن میبا شد. مثلاً اگر مقامات ذیصلاح تصمیم بگیرند که برای تا مین رفاه کارمندان دولت ، ادارات مکلف شوند تا طبق مقررات خاص برای کسانیکه خانه ندارند خانه تهیه نما یند به تاسی این پالیسی هر مقام و اداره نظر به خصوصیات و نوع فعالیت ها و اندازه بودجه تصمیم بگیرند که برای کارمندان مربوط خود چه نوع خانه ، محل اعمار آن، بودجه لازم، نوع قرار داد ساختمان ، شرایط قرارداد، توزیع خانه ها، و تادیه اقساط اگر با شد همه پیشبینی میگردد. در ینصورت زمانیکه سیاست اولیه که حکم عمومی است وضع گردید تا زمانیکه خانه های مسکونی به کارمندان تسلیم میشوند درین فاصله تصمیم های لازم و متعدد گرفته میشود که هم دارای جنبه های سیا سی و اداری میبا شد و در هر تصمیم مطالب و مسایل اداری و سیا سی شامل بوده و تفکیک آن مشکل میبا شد. در نتیجه گفته میتوانیم که رسیدن برای هدفت و یا اهداف سازمان و اداره بدون اعمال و فعالیت های مشترک اداری و سیا سی، نا ممکن میبا شد.

6- روابط در اداره رسمی و غیر رسمی.

جهت اینکه یک اداره رسمی را از یک اداره غیر رسمی به اسانی تفکیک نما ئیم لازم است که این مسئله را از نگاه روابط افراد در یک اداره مطرح بحث قرار دهیم برای توضیح مطلب اول باید اداره رسمی و غیر رسمی را بشکل اجمالی از هم تفریق نما ئیم.
آداره رسمی عبارت از اجتماع یک عده از افرادی میبا شد که تحت رهبری سلسله مراتب اداری بمنظور تحقق بخشیدن هدف های معین با همکاری همدیگر بوجود می اید که در اینجا و ظایف مشخص و معین بوده، قدرت و مسئولیت هر وظیفه و کارمند به صورت کامل و احسن تدوین و مشخص میگردد.
ولی اداره غیر رسمی روابط افراد به اهداف و مقاصد مشخصه هر فرد یا گروه که بدون در نظر داشت رهبری سلسله مراتب اداری ایجاد و بر پا میشود و مقصد و ارتباط آن رسیدن به هدفت یا اهداف اداره رسمی هیچ سر و کاری نداشته و خاص این ارتباط ناشی از عزیز اجتماعی و یا تمایلات طبیعی انسانها میبا شد.

طور خلاصه گفته میتوانیم که اداره و روابط غیر رسمی کم و بیش موجب تغیر و تعدیل اداره و روابط رسمی شده میتواند و در بعضی او قات این ارتباطات با عث ایجاد همکاری و تسهیلات در اداره میگردد و بعضی او قات با عث ایجاد سر دردی ها، پراگندگی، مشکلات در انجام و ظایف اصلی اداره میگردد، و رسیدن به اهداف اداره را مشکلتر میسازد.
با ید متذکر شد که روبط افراد و یا واحد های اداره رسمی با دیگر ادارات رسمی از یک طرف و هم روابط افراد وواحدهای غیر رسمی با جمیعت ها و گروه های متجانس آن از طرف دیگر هم با عث تسهلات در کاریکدیگر گردیده و هم در بعضی اوقات با عث ایجاد مشکلات در کار های یکدیگر میگردند از این جا است که در ادارات رسمی روابط ووظایف همه طبق قوانین و مقررات موضوعه تعیین و تثبیت گردیده و مداخلات و ایجاد روابط غیر رسمی که منشا آن غیر رسمی و یا بدون قوانین و مقررات، است و اکثراً توسط عرف و عادات و روابط اجتماعی و شخصی بوجود می آید و اغلباً اینگونه روابط و مداخلات با عث پسمانی ها عدم هما هنگی ها و نیز عدم عدالت اجتما عی در اداره میگردد.

چه در سابق تشکیل را مختصر به آرائه بعضی نمود ار های ساده مجسم ساخته که در آن کلیف وظایف، مسئوولیتها و روابط معلوم نمیشد ، امروز با اینکه علم تخنیک پیشرفتهای زیاد نموده اند نتوانسته اند که معیار ها و تعاریف کامل را برای تشکیل آرائه بدارن ولی برای درک و احتوا موضوع تشکیل مجبور هستیم از تعریفهای که در مورد تشکیل از طرف علما و دانشمندان ارائه شده یکی و یا دو نظر که با هم همنوا هستند انتخاب نموده ارائه بداریم با ید متذکر شد که در بعضی جاها کلمه تشکیل، سازمان، به مفهوم تقریباً واحد با کلمات مختلف بکار برده شده است مثلاً درینجا تشکیل و سازمان که جدا گانه تعریف شده ولی در مفهوم کلی خود یک چیز است. تعریفیکه امروز تقریباً همه و اکثر علما و دانشمندان بان متفق اند در حصه تعریف تشکیل، چنین وانمود میگردد.

تعریفیکه برای سازمان ارائه شده آن عبارت از "اجتماع انسانهای با عقاید و ایدیا لوژی های مختلف که همگی متفق الرای جهت به سر رساندن یک یا چند هدف مشخص و معین با یکدیگر همکاری نموده و از تمام امکانات تکنولوژیکی منابع مادی و نیروی انسانی توام استفاده مینما ید. و هر یک از اعضاء ویا گروه های شرکت کننده به مقابل فعالیت های خود خواهان منفعتی میبا شد".
از مفاهیم و تعاریف فوق، چنین وانمود میشود که تشکیل و یا سازمان در هر دو از افراد و استفاده از منابع و امکانات و همکاری با همدیگر جهت رسیدن به اهداف معین و مشخص ذکری بعمل آمده و در حقیقت معنی و مفهوم معین و مشخص را احتوا مینما ید.
1- تقسیم وظایف:
در یک تشکیل یک اداره اولا لازم است که در ان طبقه بندی وظایف، تقسیم کارکه در آن هما هنگی و کنترول واحد های مختلف اداری بصورت احسن بعمل آمده بتواند معین و مشخص گردد که این عمل یکی از عوامل مهم رسیدن به هدف های اداره خواهند بود.
2- تیعیین و تثبیت صلاحیت ها و مسئوولیتها:
همکاری دسته جمعی برای تامین هدف های مشترک حتماً با ید تحت رهبری سلسله مراتب اداری انجام با ید، در غیر آن هرج و مرج و خود سری در اداره بوجود آمده و رسیدن به اهداف اداره را مشکل می سازد.
3- روابط:
در تشکیل یک اداره روابط واحدی های داری (عمودی وافقی) معین و مشخص با شد، در غیر آن روابط غیر رسمی و شخصی ممکن با عث مشکلات، بی عدالتیها و پراگندگی در اداره گردد. بنا بر عنا صر متذکره فوق تشکیل را میتوان عمل طبقه بندی وظایف تقویض صلاحیت ها، تعیین و تثبیت مسئولیت ها برا ی انجام و ظایف و تعیین روابط جهت همکاری موثر برای تحقیق هدف های اداره تعریف مختصر نمود.